tips subsidie dossier

12 tips voor het schrijven van een subsidie aanvraag

Money is like muck, not good except it is be spread.

Francis Bacon

12 tips voor het schrijven van een subsidie aanvraag

Zowel scholen als jeugddiensten beschikken nog te vaak over te weinig budget om met cultuureducatie aan de slag te gaan. Gelukkig zijn er in Vlaanderen en Brussel vele initiatieven die cultuur projecten financieel ondersteunen. Toch is de drempel vaak hoog om een subsidiedossier in te dienen.
Hoe begin je aan een subsidiedossier? Welke informatie moet je wel en niet in jouw aanvraag schrijven? Kortom, hoe schrijf je een subsidieaanvraag die positief onthaald wordt door de jury?

Hieronder vind je 12 tips om zelf een subsidiedossier te schrijven. Zo verhoog je de kans op slagen van jouw subsidieaanvraag en kunnen we samen zoveel mogelijk kinderen en jongeren enthousiasmeren voor kunst en cultuur.

Subsidie Tip 1 : Zoek de subsidie die jou nodig heeft!

In Vlaanderen en Brussel zijn er bij verschillende diensten en overheden subsidies te vinden voor cultuur projecten in het onderwijs en het jeugdwerk. Zoek een subsidie die voor jouw project gepast is.
Als je de gepaste subsidie gevonden hebt kan je je mindset omdraaien. De overheid of ondersteunende organisatie heeft jouw project nodig om te slagen in hun missie. Vergeet dat niet.

Als je project verschillende pijlers kent kan je verschillende aanvragen combineren. Cultuur projecten kunnen vaak gecombineerd worden met wereldburgerschap of milieu. Ook voor die beleidsdomeinen kan je vaak financiële ondersteuning vinden.

Hier vind je alvast een overzicht van verschillende subsidies die je als school kan aanvragen voor cultuurprojecten.

Subsidie Tip 2 : Check het reglement!

Heb je een subsidie gevonden voor jouw project? Lees dan grondig het reglement.
Indien nodig kan je project nog aangepast worden om in lijn te zijn met de verwachtingen.
Overloop alle basisvoorwaarden en kijk of ze vervuld zijn :

  1. Wat zijn de voorwaarden?
  2. Wat zijn de indiendata?
  3. Welke documenten moet je aanleveren?
  4. Hoe moet je de aanvraag indienen? Digitaal of per post?
  5. Wie moet de aanvraag ondertekenen?

Subsidie Tip 3 : Begin op tijd!

Een goede subsidieaanvraag schrijven is een arbeidsintensieve opdracht. Begin er op tijd aan.
Door voldoende tijd te nemen, kan je project verder groeien. Je kan voldoende opzoekingswerk verrichten om je aanvraag te onderbouwen. Je kan de tijd nemen om meer mensen te betrekken en een kostenraming te maken.

Subsidie Tip 4 : Vraag hulp!

Overleg samen met je collega’s het project. De ene collega kan heel goed de inhoud van het project te verwoorden, terwijl de andere een goede begroting kan opmaken. Samen kan je meer!
Vraag aan externe partners wat zij voor jouw project kunnen betekenen.
Ga ook tijdig te rade bij je directie of secretariaat. Misschien zijn er in het verleden nog aanvragen geweest waarvan je inhoud kan hergebruiken. Misschien zijn er andere klassen of diensten die parallelle ideeën ontwikkelen.

Begrijp je iets niet, neem dan contact op met de contactpersoon bij de dienst waar je de subsidie aanvraagt. Zij zijn er om jou te helpen!

Subsidie Tip 5 : Wees eerlijk!

Zorg ervoor dat je aanvraag overeenkomt met de werkelijkheid!
Door je project onrealistisch op te smukken verlaag je net je kans op ondersteuning. Je moet niet denken dat dure woorden en grote initiatieven indruk zullen maken op degene die de aanvraag beoordeelt. Als een aanvraag niet aan de werkelijkheid beantwoord, valt ze door de mand. Zorg ervoor dat je project en de omschrijving ervan haalbaar is. Eerlijkheid duurt het langst!

Subsidie Tip 6 : Wees duidelijk!

Zorg dat je zelf een duidelijk beeld hebt van je project. Vage ideeën en abstracte concepten hebben weinig kans van slagen. Herschrijf je projectomschrijving tot ze klaar en duidelijk is.
Gebruik heldere woorden en leesbare (korte) zinnen. Wees concreet. Laat alle overbodige info achterwege!
Laat de aanvraag door een ‘buitenstaander’ lezen en aangeven of je project duidelijk is.

Subsidie Tip 7 : Wees volledig!

Zorg dat elke vraag beantwoord is. Laat geen ‘velden’ leeg. Een jury kan geen rekening houden met wat niet op papier staat.
Toets je aanvraag af aan volgende vragen:

  1. Wie organiseert : jouw organisatie + externe partners
  2. Voor wie : deelnemers/doelgroep
  3. Wat : project omschrijving
  4. Waar : locatie
  5. Wanneer : exacte data en periode
  6. Waarom : doelstelling en meerwaarde 
  7. Hoe : aanpak en proces, inclusief voorbereiding en opvolging

Controleer of alle nodige bijlages en documenten bij de aanvraag toegevoegd zijn.

Subsidie Tip 8 : Meerwaarde!

Maak de meerwaarde van een project duidelijk!

Voor wie creëert een project meerwaarde? Enkel voor de deelnemers of is er een breder draagvlak?
Welke meerwaarde creëert het project?

Check hier de voordelen van dans.
Bekijk hier de voordelen van theater.
Check hier de voordelen van expressie.
Check hier de voordelen van kinderyoga.

Subsidie Tip 9 : Groter geheel!

Kader je project in een groter geheel.
Aanvragen voor een cultuureducatie project hebben een grotere kans van slagen, als je als organisatie reeds een duidelijke visie op cultuur heeft.

Subsidie Tip 10 : Duidelijke begroting!

Maak een duidelijke en transparante begroting op!

Een goede begroting is duidelijk en eenvoudig. In essentie gaat het om 2 vragen: waar komt het geld vandaan (inkomsten) en waar gaat het geld naartoe (kosten). Noteer die bij voorkeur in één overzichtelijke tabel.

Kijk in het reglement na welke kosten in aanmerking komen voor een bepaalde subsidie.

Kosten:

  1. Welk kosten zijn er?
  2. Waarom zijn bepaalde kosten hoog of laag? Motiveer alle kosten en verwijs naar de meerwaarde.
  3. Vraag bij externe partners offertes op om een raming van de kosten maken. Voeg deze offertes eventueel als bijlage toe aan je aanvraag.

Inkomsten:

  1. Welke inkomsten zijn er?
  2. Zijn er naast de subsidie nog andere inkomsten?
  3. Welk bedrag leg je als organisatie zelf in?
  4. Vraag je een bijdrage van de ouders/deelnemers?

Vraag niet meer dan je nodig hebt! Zo kunnen ook andere indieners genieten van de ‘pot’ die de overheid ter beschikking stelt.

Subsidie Tip 11 : Voorwaarden naleven!

Is je aanvraag goedgekeurd? Vaak zijn er voorwaarden verbonden aan het krijgen van een subsidie.
Waarschijnlijk moet je na het project een inhoudelijk verslag schrijven. Gebruik de inhoud van je aanvraag om je project te evalueren.
Misschien moet je het logo van de subsidieverleners gebruiken in je externe communicatie.
Zorg ervoor dat je alle voorwaarden naleeft. Zo kan je terugbetaling voorkomen.

Subsidie Tip 12 : Feedback!

Als je aanvraag niet wordt weerhouden, leer dan uit de feedback die je krijgt van de ‘jury’. Blijf positief en verwerk de opmerkingen bij je volgende aanvraag. Zo schrijf je volgende keer een succesvolle subsidie aanvraag.